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Lignes directrices du Bureau de la concurrence sur les conflits d’intérêts

Table des matières

1. Introduction

Les Lignes directrices du Bureau de la concurrence sur les conflits d’intérêts (les « Lignes directrices ») établissent l’approche du commissaire de la concurrence (le « commissaire ») et du Bureau de la concurrence (le « Bureau ») en ce qui concerne les situations de conflits d’intérêts réels, apparents et potentiels qui pourraient se produire pendant ou après l’emploi dans la fonction publique.

Le directeur exécutif, Direction générale des services corporatifs (DE, DGSC), est l’autorité déléguée du Bureau responsable de l’administration et de l’application du Code de valeurs et d’éthique du secteur public (le « Code du SCT ») et de la Directive sur les conflits d’intérêts (« Directive sur les conflits du SCT ») du Conseil du Trésor, que vient compléter le Code de valeurs et d’éthique d’ISDE (le « Code d’ISDE ») et les présentes lignes directrices.

La capacité du Bureau de préserver et de protéger l’intégrité des renseignements de nature délicate sur le plan commercial et d’autres renseignements non disponibles au public est essentielle à l’administration et l’application efficace de la Loi sur la concurrence, de la Loi sur l’étiquetage des textiles, de la Loi sur le poinçonnage des métaux précieux et de la Loi sur l’emballage et l’étiquetage des produits de consommation (sauf en ce qui concerne les denrées alimentaires). En fait, l’efficacité continue du Bureau repose sur la confiance que la population entretient envers l’honnêteté et l’intégrité des employésNote de bas de page 1 qui ont accès à cette information délicate sur le plan commercial. Par conséquent, il est essentiel que les employés du Bureau connaissent les normes d’éthique qu’ils doivent respecter et qu’ils soient conscients du fait qu’un conflit d’intérêts apparent peut être aussi dommageable qu’un véritable conflit.

Un conflit d’intérêts (CI) est une situation dans laquelle l’employé du Bureau a des intérêts personnels qui pourraient influer abusivement sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire utilise sa position pour obtenir des gains personnels.

Un conflit d’intérêts réel existe au moment présent; un conflit d’intérêts apparent existe lorsqu’une personne raisonnable et bien informée croit qu’un intérêt personnel pourrait influer abusivement sur l’exécution des fonctions et des responsabilités d’un employé du Bureau, que ce soit le cas ou non; et un conflit d’intérêts potentiel est un conflit qu’on pourrait raisonnablement prévoir dans le futur.

En revanche, il peut y avoir conflit d’obligations non pas en raison des intérêts personnels d’un employé du Bureau, mais parce que celui-ci doit assumer une ou plusieurs responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes. Par exemple, il pourrait s’agir de son mandat principal dans la fonction publique et de ses pouvoirs, de ses obligations ou de ses fonctions dans un rôle à l’extérieur du Bureau, comme sa participation à une organisation établissant des normes ou à une autre fonction à l’extérieur.

Les renseignements délicats sur le plan commercial en la possession ou sous le contrôle du Bureau désignent tout renseignement sur une personne, une organisation ou ses activités d’affaires qui n’a pas été rendu public. L’utilisation de cette information pour en tirer directement ou indirectement un gain financier personnel est contraire aux règles de l’éthique et entraîne une situation de conflit d’intérêts. Il faut absolument éviter la divulgation de tout renseignement commercial de nature délicate au Bureau, tant à l’interne qu’à l’externe. Ces renseignements ne doivent jamais faire l’objet de discussions avec quiconque n’a pas besoin de les connaître dans le cadre de son travail, et ils ne doivent pas non plus être transmis à personne.

Pour éviter les situations de conflits d’intérêts découlant de la communication de renseignements délicats sur le plan commercial, les employés devraient connaître les interdictions de communiquer certaines catégories de renseignements, décrites à l’article 29 de la Loi sur la concurrence et dans le Bulletin d’information sur la communication de renseignements confidentiels aux termes de la Loi sur la concurrence.

2. Objet

Les Lignes directrices imposent des obligations aux employés du Bureau, notamment une attestation annuelle obligatoire confirmant que l’employé a lu les politiques applicables, a revu sa situation personnelle à la lumière de ces exigences et a déposé ou déposera un formulaire de divulgation le cas échéant. Elles clarifient aussi les obligations que doivent respecter les employés, y compris les membres du groupe de la direction, aux termes du Code du SCT et de la Directive sur les conflits du SCT que vient compléter le Code d’ISDE (collectivement, les « Politiques en matière de CI »). Les Lignes directrices établissent des procédures et des mesures pour déclarer et gérer des conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels.

3. Objectifs et principes fondamentaux

Le Code du SCT décrit les valeurs et les comportements conformes aux attentes devant guider les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. La Directive sur les conflits du SCT veille à ce que, dans les situations où il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel et dans les situations où il existe un conflit d’obligations, les décisions soient prises d’une manière qui soutient l’intérêt public. De plus, la Directive sur les conflits du SCT facilite la prise de décisions éthiques au sein des organisations et par les fonctionnaires pour résoudre les conflits entre les intérêts privés et publics et établit des mesures visant à aider les fonctionnaires à prévenir, à gérer et à résoudre les situations de conflits d’intérêts et d’après-mandat qui pourraient nuire à l’intégrité de la fonction publique ou à la perception que le public a de celle-ci. Le Code d’ISDE établit un code de conduite conforme au Code du SCT. Il met l’accent sur le comportement éthique, un milieu de travail respectueux et professionnel et l’intégrité. Il comprend aussi des responsabilités claires pour maintenir et améliorer la confiance du public et fournit une orientation et des mesures visant à aider les employés à composer efficacement avec toute situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel susceptible de survenir pendant ou après la période d’emploi dans la fonction publique.

Les Lignes directrices décrivent des situations pouvant donner lieu à une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel découlant :

  1. de l’accès du Bureau à des renseignements délicats sur le plan commercial qui ne sont pas autrement disponibles au public;
  2. de biens et de passifs détenus par les employés;
  3. de l’emploi ou des activités extérieures des employés;
  4. de la réception de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres avantages.

Les Lignes directrices décrivent aussi les mesures de conformité à respecter en cas de situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel se produisant pendant la période d’emploi au Bureau.

Le conflit d’intérêts ne touche pas exclusivement les questions d’opérations financières et de transfert d’avantages économiques. Bien que l’activité financière en soit un volet important, les conflits d’intérêts dans n’importe quel secteur d’activités peuvent avoir des conséquences négatives sur l’objectivité et l’impartialité perçues de la fonction publique. D’autres types de conflits d’intérêts ne relevant pas de questions financières peuvent découler d’activités ou d’emplois extérieurs, de la participation à un conseil d’administration, de l’acceptation de cadeaux, d’activités politiques et de l’utilisation des médias sociaux.

4. Application

Les Lignes directrices s’appliquent aux employés nommés pour une durée indéterminée et déterminée (temps plein et temps partiel), aux employés en congé avec ou sans solde, aux étudiants, les personnes en détachement au Bureau et aux employés occasionnels, dont d’autres fonctionnaires ayant accès à de l’information du Bureau (p. ex. employés gérant des réseaux de TI au bureau du dirigeant principal de l’information). Bien qu’ils ne soient pas des fonctionnaires, les personnes en affectation dans le cadre du programme Échanges Canada doivent se conformer aux exigences des Politiques en matière de CI et des Lignes directrices. Les entrepreneurs du Bureau, tels que les adjoints temporaires, techniques et spéciaux, doivent respecter l’esprit et l’intention de ces exigences.

Le commissaire n’est pas assujetti aux Politiques en matière de CI. Comme il a été nommé par le gouverneur en conseil, le commissaire est assujetti à la Loi sur les conflits d’intérêts. Le commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique est responsable de l’administration et de l’application de ce texte.

Les employés du Bureau doivent veiller à lire les Politiques en matière de CI et les Lignes directrices et à s’y conformer. Les exigences pour les employés du Bureau prévues dans les Lignes directrices font partie des conditions d’emploi que doivent respecter tous les employés du Bureau. Ils doivent savoir que l’omission de se conformer à l’une ou l’autre des procédures ou mesures décrites dans les Lignes directrices et les Politiques en matière de CI, notamment leur obligation d’attester annuellement, et, au besoin, de présenter un formulaire de divulgation ou un état financier, peut assujettir un employé à des mesures disciplinaires allant jusqu’à la cessation d’emploi.

5. Responsabilités et obligations générales

Voici les responsabilités et les obligations générales des employés du Bureau :

  1. Se conduire en tout temps avec intégrité et de manière à résister à l’examen public le plus minutieux; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi;
  2. Prendre toutes les mesures possibles pour reconnaître, empêcher, signaler et régler tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles;
  3. S’abstenir d’avoir des intérêts personnels lorsque leur participation à des activités gouvernementales ou la connaissance qu’ils ont de ces activités ou les renseignements qu’ils possèdent à ce sujet peuvent avoir une incidence indue sur ces intérêts;
  4. S’assurer que tout conflit réel, apparent ou potentiel entre leurs activités personnelles et leurs responsabilités officielles à titre d’employé du Bureau est résolu dans l’intérêt public;
  5. S’abstenir d’acheter directement ou indirectement des valeurs cotées en bourse;
  6. Ne jamais utiliser sciemment à leur propre avantage des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles qui ne sont pas accessibles au public, ni en bénéficier;
  7. Ne jamais utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ni en permettre l’utilisation directe ou indirecte à des fins autres que celles officiellement approuvées;
  8. Éviter d’utiliser les médias sociaux d’une manière qui semble nuire à leur capacité d’exercer leurs fonctions officielles ou qui cause un préjudice au commissaire de la concurrence, à ISDE ou au gouvernement du Canada;
  9. Ne pas venir en aide à des personnes ou à des entités privées dans leurs rapports avec le gouvernement, si cela peut occasionner un traitement de faveur;
  10. Ne pas intervenir dans les rapports de personnes ou d’entités privées avec le gouvernement afin d’influencer de façon inappropriée leur résultat;
  11. Maintenir l’impartialité de la fonction publique et ne pas participer à des activités politiques ou extérieures qui portent atteinte ou pourraient être considérées comme portant atteinte à leur capacité d’exercer leurs fonctions de manière objective ou impartiale;
  12. Traiter les renseignements confidentiels obtenus dans le cadre de l’application et du contrôle de l’application des quatre Lois susmentionnées de manière responsable et dans le respect de la loi;
  13. Respecter toutes les procédures et les mesures décrites dans les présentes Lignes directrices.

6. Mesures d’observation

Les mesures d’observation décrivent les exigences procédurales et administratives que doivent observer les employés du Bureau pour prévenir ou réduire au minimum le risque de conflit d’intérêts et permettre le règlement d’un conflit d’intérêts en faveur de l’intérêt du public si un tel conflit se produit. Chaque employé est tenu de prendre les mesures nécessaires pour éviter les situations de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels.

6.1. Procédures

Chaque employé du Bureau doit déposer un formulaire d’attestation indiquant s’il a ou non des intérêts déclarables au moment de sa nomination initiale. De plus, les employés doivent confirmer leur situation personnelle annuellement selon les exigences des présentes Lignes directrices et des Politiques en matière de CI. Les employés n’ayant aucun intérêt déclarable ne doivent déposer qu’une attestation. Les employés ayant des intérêts déclarables doivent déposer une attestation et un formulaire de divulgation.

Plus particulièrement, les employés qui ont des intérêts déclarables tels que des biens ou des passifs, des activités ou emplois extérieurs, qui reçoivent des cadeaux, des marques d’hospitalités ou d’autres avantages qui pourraient donner lieu à une situation de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel décrit dans les Politiques en matière de CI ou les Lignes directrices, doivent les divulguer en déposant un formulaire de divulgation au DE, DGSC. Une telle divulgation doit être soumise dans les 60 jours suivant toute nomination, tout transfert ou détachement, ou dans un délai raisonnable tel que déterminé par le DE, DGSC, afin de traiter tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Les employés doivent revoir leurs obligations en matière de conformité chaque fois qu’un changement important a lieu dans leur situation personnelle ou fonctions officielles, et lorsqu’un tel changement peut donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, ils doivent déposer un formulaire de divulgation de façon opportune. Les changements pouvant entraîner l’exigence du dépôt d’un nouveau formulaire de divulgation comprennent :

Le DE, DGSC, examinera les formulaires de divulgation et les mises à jour et, au besoin, consultera les Services juridiques du Bureau de la concurrence, ministère de la Justice, l’employé et/ou le gestionnaire de l’employé pour obtenir plus d’information sur le travail et les responsabilités de l’employé afin de déterminer si un conflit d’intérêts existe et déterminer les mesures appropriées à prendre pour traiter un tel conflit.

Le DE, DGSC, conservera un répertoire central des attestations et des formulaires de divulgation et déposera annuellement un rapport au Comité exécutif du Bureau et au Ministère afin de s’assurer que les Lignes directrices demeurent efficaces et pertinentes. L’information contenue dans les formulaires de divulgation est considérée comme étant personnelle et est protégée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, aucun rapport ne divulguera le nom de l’employé ni une description spécifique des biens afin d’assurer le respect des droits à la vie privée.

6.2. Détermination des mesures d’observation

Selon le principe directeur pour le règlement des situations de conflits d’intérêts, tout conflit opposant des intérêts personnels à des intérêts publics doit être réglé en faveur des intérêts publics. Au moment de déterminer la mesure d’observation la plus appropriée, le DE, DGSC, tentera de parvenir à un accord avec l’employé. Le DE, DGSC, tient compte des facteurs suivants, notamment :

  1. Les tâches et les responsabilités particulières de l’employé;
  2. Les risques institutionnels du Bureau découlant du conflit d’intérêts particulier;
  3. La valeur et le type de biens et de passifs concernés, la nature de l’activité ou de l’emploi extérieur ou du cadeau, de la marque d’hospitalité ou des autres avantages;
  4. La perception qu’aurait un membre du public de la situation;
  5. La possibilité qu’un employé doive choisir entre sa loyauté envers le Bureau et sa loyauté envers des intérêts privés ou des activités extérieures;
  6. Le véritable coût et l’incidence opérationnelle qu’entraînera la mise en œuvre de la mesure d’observation comparativement à la gravité du risque présenté.

Après avoir pris ces facteurs en considération, le DE, DGSC, peut déterminer que la soumission d’un formulaire de divulgation en soi est une mesure suffisante et que la situation n’exige pas d’autres mesures.

Lorsque le DE, DGSC, détermine que l’information d’un formulaire de divulgation soulève un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel relativement aux fonctions officielles d’un employé du Bureau, l’employé peut être appelé à se dessaisir de ses biens ou à prendre d’autres mesures pour régler le conflit. Toutes les mesures appropriées devant être mises en œuvre dans le cas d’un conflit d’intérêts particulier doivent être clairement indiquées par écrit. Le DE, DGSC, et l’employé du Bureau doivent prendre des mesures provisoires appropriées pour atténuer le conflit d’intérêts durant cette période.

Lorsque le DE, DGSC, détermine qu’un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel existe, les mesures nécessaires pour gérer ou régler le conflit d’intérêts devront normalement être exécutées ou mises en place dans les 45 jours (90 jours pour les cessions d’actifs) suivants ou selon une autre période adéquate fixée par le DE, DGSC.

Tous les dossiers et les documents concernant la gestion des conflits d’intérêts sont protégés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Directive sur la gestion de la sécurité du SCT. Les renseignements liés à un conflit d’intérêts seront seulement communiqués au besoin pour régler la situation de conflit d’intérêts.

7. Mesures de gestion des conflits d’intérêts financiers

Les mesures de gestion des conflits d’intérêts financiers vont des simples ententes visant à éviter le conflit d’intérêts jusqu’au dessaisissement proprement dit, par cession, vente ou transfert. Dans certaines circonstances, la combinaison de ces mesures peut s’avérer être la façon la plus efficace de régler un conflit d’intérêts particulier. Les types de mesures qui peuvent être utilisées pour gérer et résoudre des conflits d’intérêts financiers sont décrits ci-dessous.

7.1. Biens et passifsNote de bas de page 2

Les employés du Bureau doivent évaluer leurs biens et leurs passifs, tout en tenant compte de la nature de leurs fonctions officielles et des caractéristiques de leurs biens et de leurs passifs. Compte tenu de la nature délicate du travail du Bureau, le commissaire de la concurrence a pour politique que les employés du Bureau ne sont pas autorisés à acheter, directement ou indirectement, des valeurs non exemptées cotées en bourse. En outre, les employés du Bureau ne sont pas autorisés à vendre ni à posséder des valeurs cotées en bourse, sauf si le DE DGSC l’approuve ou si les valeurs sont exemptées. Cela comprend les situations où un employé du Bureau gère des placements au nom d’une autre personne (dont un membre de sa famille), ou conseille quelqu’un quant à des placements précis. Les fonctionnaires ne peuvent pas vendre ou transférer des biens (y compris à un membre de leur famille) ou prendre toute autre mesure pour éviter les Politiques en matière de CI ou les Lignes directrices.

Les sous-sections suivantes comprennent une liste non exhaustive des biens et des passifs qui doivent être divulgués et de ceux qui n’ont pas à l’être. En cas de doute quant au besoin de divulguer une transaction financière prévue ou à la possibilité que celle-ci entraîne un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, les employés du Bureau doivent consulter le DE, DGSC, avant d’effectuer la transaction.

7.1.1. Biens et passifs à déclarer

Pour qu’un conflit d’intérêts découle des biens et des passifs d’un employé, il n’est pas nécessaire que celui-ci en tire un avantage économique immédiat ou escompté. L’existence de ces biens et passifs dans le contexte des fonctions et responsabilités officielles de l’employé du Bureau peut suffire à susciter un conflit d’intérêts. Les biens et les passifs déclarables doivent être compris dans un formulaire de divulgation, que l’employé juge qu’ils suscitent ou non un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Voici les types de biens et de passifs qui doivent être déclarés :

  1. Les valeurs cotées en bourse de sociétés et les titres de gouvernementsNote de bas de page 3 étrangers, y compris :
    1. Actions, parts ou obligations détenues individuellement;
    2. Actions, parts ou participations similaires dans des fonds négociés en bourse, propres à l’industrie (c.-à-d. qui concentrent leurs investissements dans des entreprises ou des industries spécifiques);
    3. Actions, parts ou participations similaires dans d’autres fonds de placement propres à l’industrie;
    4. Valeurs cotées en bourse, telles que décrites ci-dessus, détenues dans des régimes enregistrés d’épargne-retraite, des régimes enregistrés d’épargne-études, des comptes d’épargne libre d’impôt ou d’autres véhicules d’épargne liés aux impôts, autogérésNote de bas de page 4 ou auto-administrés, et qui sont établis pour le bénéfice de l’employé ou pour le bénéfice d’autrui;
  2. Les intérêts dans une société en nom collectif, une entreprise personnelle, une entreprise en coparticipation, une société privée ou une entreprise familiale;
  3. Les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales;
  4. Les biens immobiliers qui ne servent pas à l’usage personnel de l’employé du Bureau ou d’un membre de sa famille;
  5. Les marchandises, les contrats à terme, les cryptomonnaies et les devises étrangères détenus ou négociés à des fins de spéculation;
  6. Les actifs décrits dans cette section placés en fiducie ou découlant d’une succession dont l’employé du Bureau est bénéficiaire;
  7. Les prêts, garantis ou non, consentis à des personnes autres que les membres de la famille immédiate de l’employé du Bureau;
  8. Les passifs réels et éventuels relatifs aux biens mentionnés dans la présente section;
  9. Tout autre bien ou passif qui pourrait susciter un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, vu la nature particulière des fonctions et responsabilités officielles de l’employé du Bureau.

7.1.2. Biens et passifs exemptés

Les biens destinés à l’usage personnel des employés du Bureau et des membres de leur famille, les biens ou passifs qui ne sont pas de nature commerciale, ainsi que certains types de placements sont exemptés et n’ont pas à être déclarés. Par exemple, ces biens comprennent entre autres les suivants :

  1. Le domicile principal ou secondaire et les propriétés agricoles réservés à l’usage personnel, présent et futur, de l’employé du Bureau ou de sa famille et les hypothèques de telles propriétés;
  2. Les articles ménagers et les effets personnels;
  3. Les œuvres d’art, les meubles et objets anciens et les objets de collection;
  4. Les automobiles et autres moyens personnels de transport;
  5. Les liquidités et les dépôts autres que les devises étrangères ou les cryptomonnaies détenues à des fins spéculatives;
  6. Les titres à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes de celui-ci;
  7. Les placements dans les sociétés en commandite dont les actions ne sont pas offertes au public et dont les biens sont des biens exemptés;
  8. Les titres d’emprunt du secteur public non garantis par un ordre de gouvernement, comme les titres d’emprunt d’une université ou d’un hôpital;
  9. Les actifs exemptés détenus dans des régimes enregistrés d’épargne-retraite, des régimes enregistrés d’épargne-études, des comptes d’épargne libres d’impôt ou d’autres véhicules d’épargne similaires liés aux impôts;
  10. Les investissements dans des fonds de placement diversifiés (c.-à-d. qui ne concentrent pas leurs investissements dans des entreprises ou des industries spécifiques, y compris mais sans s’y limiter, les fonds négociés en bourse diversifiés, les fonds mutuels du marché monétaire, et les fonds mutuels diversifiés;
  11. Les certificats de placement garanti, les certificats de dépôt et les instruments financiers du même genre;
  12. Les rentes et les polices d’assurance-vie;
  13. Les droits à des pensions;
  14. Les créances à recouvrer d’un ancien employeur, client ou associé;
  15. Les prêts personnels consentis par l’employé du Bureau aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d’autres personnes;
  16. Tout passif, comme les prêts automobiles, les prêts pour rénovation ou les comptes de cartes de crédit, d’une institution financière ou d’une entité commerciale, consentis selon les conditions accessibles au grand public.

7.2. Mesures de gestion

Dans la plupart des cas, afin de se conformer à l’exigence de ne pas posséder de valeurs non exemptées, les nouveaux employés du Bureau (et les employés actuels qui ont fait des achats par inadvertance) devront se défaire de ces valeurs. Dans certains cas, notamment pour les employés détachés au Bureau pour des périodes déterminées, ou pour les employés occupant des fonctions non liées à l’application de la loi et ayant un accès limité à des renseignements sensibles, une entente de « blocage et prévention » peut constituer une solution de rechange acceptable.

7.2.1. Dessaisissement

Le DE, DGSC, peut exiger qu’un employé du Bureau élimine le risque de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel découlant d’un bien ou d’un passif. Par exemple, il peut se dessaisir du bien ou du passif en le vendant ou en le transférant à un tiers sans lien de dépendance, en cédant le bien, en remboursant la dette ou en limitant l’obligation liée au passif.

Le dessaisissement par vente ou transfert à une autre personne doit être documenté et englober le total des intérêts de l’employé par rapport au bien ou au passif, et l’autre partie à la transaction ne doit pas avoir de lien de dépendance. L’employé doit fournir au DE, DGSC, dans les 90 jours, des copies de la documentation confirmant la vente ou le transfert.

De même, un dessaisissement par cession ou paiement doit être documenté et doit englober le total des intérêts de l’employé par rapport au bien, à la dette ou au passif. L’employé du Bureau doit fournir au DE, DGSC, dans les 90 jours, des copies de la documentation confirmant la cession ou le paiement.

7.2.2. Blocage et prévention

Une entente de « blocage et prévention » comporte deux éléments. L’élément de blocage ou gel des biens vise à éliminer tout contrôle de l’employé du Bureau sur ses biens qui pourraient susciter un conflit d’intérêts. L’élément prévention vise à limiter les tâches de l’employé afin qu’elles ne créent pas de conflits d’intérêts.

Les conditions d’une entente de « blocage et prévention » doivent prévoir ce qui suit :

  1. L’employé ne prendra aucune mesure touchant ses titres ou ses autres biens ou passifs à déclarer dans le portefeuille pour la durée de son emploi au Bureau;
  2. L’employé conservera des copies des relevés de placements envoyés par son courtier, ou toute autre forme de preuve officielle, comme preuve qu’il n’y a pas eu de transactions touchant les titres ou les autres actifs/passifs à déclarer dans le portefeuille;
  3. L’employé remettra au DE, DGSC, une copie de ces relevés une fois par année, avant le 30 avril;
  4. L’employé évitera ou se retirera de toute affectation de travail, activité ou autre situation relative à ses titres ou à ses autres biens ou passifs à déclarer dans le portefeuille;
  5. Si le nom d’une société dans laquelle l’employé détient des titres ou d’autres biens ou passifs à déclarer lui est communiqué dans le cadre de son emploi au Bureau, directement ou indirectement, il doit immédiatement se retirer de l’affectation, de l’activité ou de la situation et en informer le DE, DGSC.

7.2.3. Fiducies sans droit de regard

Aux termes d’une fiducie sans droit de regard, les biens de l’employé du Bureau sont placés en fiducie par un fiduciaire. Le fiduciaire est habilité à exercer tous les droits et privilèges associés à ces biens, y compris le droit de vendre ceux-ci sans directive ni contrôle de l’employé du Bureau. Celui-ci ne reçoit aucune information, sauf l’information prévue par la loi ou dans la convention de fiducie.

L’employé du Bureau doit choisir un fiduciaire avec soin. La relation entre l’employé du Bureau et le fiduciaire doit être une relation sans lien de dépendance. Le fiduciaire est normalement une société de placement, une fiducie, un fiduciaire public ou un particulier, comme un avocat, qui effectue des tâches de fiduciaire dans le cadre de son travail.

Le DE, DGSC, doit approuver l’accord de fiducie sans droit de regard et le(s) fiduciaire(s), y compris les fiduciaires de remplacement ou fiduciaires supplémentaires prévus dans l’accord. La possibilité de mettre en place une fiducie sans droit de regard, ainsi que les modalités et conditions précises de cette dernière, seront déterminées par le DE, DGSC conformément à la Directive du SCT.

7.3. Remboursement des frais

Le Bureau peut rembourser un employé pour les frais administratifs raisonnables qu’il a dû engager à la suite des mesures prises aux termes des Politiques en matière de CI ou des Lignes directrices afin de gérer le conflit d’intérêts découlant des biens ou des passifs déclarés par l’employé du Bureau. Le Bureau pourra établir des restrictions ou des limites précisant quels frais seront remboursés.

Aucun remboursement n’est offert pour :

  1. les frais d’exploitation quotidienne d’une entreprise ou d’une entité commerciale;
  2. les frais relatifs à la fermeture d’une entreprise;
  3. les frais d’acquisition des biens achetés avec le produit de la vente d’autres biens;
  4. les frais d’arrangement qui ne sont pas imposés ou approuvés par le Bureau;
  5. les frais se rapportant à des conflits d’intérêts qui découlent de biens ou de passifs de l’employé du Bureau acquis après sa nomination initiale;
  6. les frais engagés avant la déclaration du bien ou du passif;
  7. les frais engagés par l’employé du Bureau lorsqu’il remplit une déclaration de ses biens et de ses passifs à l’intention du DE, DGSC, conformément à la Politique de CI et aux Lignes directrices.

Les employés du Bureau sont responsables de tout rajustement d’impôt que peut entraîner le remboursement de coûts administratifs.

8. Mesures pour la gestion d’autres conflits d’intérêts

Le conflit d’intérêts ne touche pas exclusivement les questions d’opérations financières et de transfert d’avantages économiques. Bien que l’activité financière en soit un volet important, les conflits d’intérêts dans n’importe quel secteur d’activités peuvent avoir un impact négatif sur la perception d’objectivité du Bureau et de ses employés.

8.1. Emplois antérieurs

Les nouveaux employés du Bureau qui ont déjà travaillé en dehors de la fonction publique fédérale peuvent avoir eu accès à des renseignements confidentiels ou privilégiés. Cela inclut les avocats arrivant d’un cabinet d’avocats. Si la situation n’est pas gérée de manière appropriée et en temps opportun, elle pourrait placer le Bureau ou l’employé en situation de risque de conflits d’intérêts. La méthode la plus couramment utilisée pour gérer ces situations est l’entente sur les conflits d’intérêts.

8.1.1. Entente sur les conflits d’intérêts

Le DE, DGSC peut exiger qu’un employé du Bureau élimine le risque de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, découlant d’un emploi antérieur en acceptant les mesures d’atténuation des conflits énoncées dans une entente sur les conflits d’intérêts.

Une entente sur les conflits d’intérêts comprend généralement une liste de dossiers, d’entreprises et de secteurs d’activité qui doivent être évités en cours d’emploi.

8.2. Activités ou emploi extérieurs

Les nouveaux employés du Bureau qui ont déjà travaillé en dehors de la fonction publique fédérale peuvent avoir eu accès à des renseignements confidentiels ou privilégiés. Cela inclut les avocats arrivant d’un cabinet d’avocats. Si la situation n’est pas gérée de manière appropriée et en temps opportun, elle pourrait placer le Bureau ou l’employé en situation de risque de conflit d’intérêts. La méthode la plus couramment utilisée pour gérer ces situations est l’entente sur les conflits d’intérêts.

Les employés du Bureau doivent présenter au DE, DGSC, un formulaire de divulgation lorsque leur emploi ou leurs activités extérieures risquent de les soumettre à des exigences incompatibles avec leurs fonctions officielles. Il en est de même si leur capacité de s’acquitter de leurs fonctions de manière complètement objective est susceptible d’être remise en question. Le DE, DGSC, peut exiger la modification ou l’abandon de ces activités ou de cet emploi extérieur s’il est établi qu’il existe un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.

Les employés du Bureau qui reçoivent un avantage ou un revenu découlant directement ou indirectement d’un marché conclu dans le gouvernement du Canada doivent le déclarer au DE, DGSC. Celui-ci déterminera si l’entente présente un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, et pourra exiger que le marché soit modifié ou annulé.

8.2.1. Mesures d’évitement

Les mesures d’évitement peuvent comprendre :

  1. Mesures à court terme, telles que les suivantes :
    1. récusation ou retrait volontaire
    2. réaménagement des tâches de l’employé
    3. surveillance indépendante ou supplémentaire à l’interne
    4. réaffectation des tâches de travail
    5. vérification de l’accès à l’information et de la participation à des activités
  2. Mesures à long terme, telles que les suivantes :
    1. mutation
    2. congé
    3. affectation
    4. détachement
    5. participation au programme Échanges Canada

Au moment de déterminer la mesure d’évitement qui convient, il faut prendre en considération les préoccupations personnelles de l’employé, le cas échéant, quant à la communication à la direction des renseignements touchant le conflit. Sans égard à ces préoccupations, le DE, DGSC, est tenu de s’assurer que la situation de conflit d’intérêts est effectivement réglée et déterminera et documentera la mesure d’évitement qui convient.

8.2.2. Conseil d’administration

Le Bureau reconnaît que la participation d’un de ses employés au conseil d’administration d’une organisation, d’une société ou d’une association peut apporter certains avantages tant à l’employé qu’au Bureau. Toutefois, que sa participation soit le résultat d’une nomination à un conseil en raison de ses intérêts personnels ou dans le cadre de ses fonctions officielles, elle peut aussi entraîner d’importants risques de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ou de conflit d’obligations réel, apparent ou potentiel, respectivement. La participation d’un employé du Bureau à un conseil d’administration comporte aussi des risques d’ordre juridique, financier, civil et autre responsabilité pour la Couronne. Ces risques doivent faire l’objet d’une gestion efficace, parce que leur incidence sur le Bureau pourrait être importante s’ils se matérialisaient.

Les employés du Bureau et leur gestionnaire qui veulent déterminer si la participation à un conseil d’administration crée une situation de conflit d’intérêts ou un conflit d’obligations réel, apparent ou potentiel ou un risque potentiel pour la Couronne peuvent recourir à l’outil d’évaluation qui figure à la section 10 des Lignes directrices.

Si un employé du Bureau siège actuellement ou songe à siéger au Conseil d’administration d’une organisation, d’une société ou d’une association ou si le commissaire songe à nommer un employé du Bureau à un Conseil d’administration dans le cadre de ses fonctions officielles, l’employé devrait remplir l’Outil d’évaluation pour conseil d’administration pour l’aider à déterminer si une telle activité pourrait entraîner un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Les employés sont invités à consulter leur gestionnaire au moment de prendre cette décision et à demander conseil au DE, DGSC, en cas d’incertitude.

Dans la plupart des cas, la participation à un Conseil d’administration qui se limite aux affaires familiales personnelles de l’employé, par exemple, l’église, l’école ou les organisations sportives des membres de la famille, l’association de condominium où ils habitent, n’entraîne pas un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel. Cela dit, chaque situation doit être évaluée au cas par cas en tenant compte des fonctions officielles de l’employé, des dossiers existants et des activités courantes du Bureau à ce moment-là.

8.2.3. Activités politiques

Selon la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, l’activité politique désigne « toute activité exercée au sein d’un parti politique, ou exercée pour soutenir un tel parti ou pour s’y opposer; toute activité exercée pour soutenir un candidat avant ou pendant la période électorale ou pour s’y opposer; le fait d’être candidat à une élection ou de tenter de le devenir, avant ou pendant la période électorale ». Les activités politiques comprennent l’appartenance à un parti politique; le soutien financier d’un parti politique ou la participation à des activités de financement connexes; la participation aux événements d’un parti politique; l’exécution d’activités administratives pour le compte d’un parti politique; ou l’appui à un parti politique ou à un candidat, par exemple en affichant du matériel politique, en organisant des événements politiques, en exprimant des opinions ou des points de vue personnels sur des enjeux publics et en mettant au point du matériel promotionnel pour un parti politique ou un candidat. Voter à l’occasion d’une élection est bien sûr une activité politique permise en toutes circonstances.

Les employés du Bureau participant à toute activité politique doivent s’assurer que la nature de leur participation ne compromet pas leur capacité de demeurer loyal envers le gouvernement du Canada; de maintenir une fonction publique impartiale et efficace; et d’être politiquement neutre, compte tenu de leur position et de leur visibilité en leur qualité d’employés du Bureau.

Les employés du Bureau sont invités à utiliser l’outil d’autoévaluation des activités politiques sur le site Web de la CFP ou à discuter de la question avec leur gestionnaire ou le DE, DGSC.

Les employés du Bureau sont tenus de demander et d’obtenir la permission de la Commission de la fonction publique (la « CFPNote de bas de page 5 ») avant de chercher à se faire nommer comme candidat à une élection fédérale, provinciale, territoriale ou municipale. Le Règlement concernant les activités politiques de la CFP décrit le processus que doivent suivre les employés pour demander la permission de la CFP. Pour s’assurer que les activités politiques ne donnent pas lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, les employés du Bureau sont invités à consulter le DE, DGSC.

8.2.4. Évitement des traitements de faveur

Les employés du Bureau doivent faire preuve d’objectivité et d’impartialité dans l’exercice de leurs fonctions et lors de la prise de décisions. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas accorder un traitement de faveur ou des avantages aux membres de leur famille, à leurs amis ou à toute autre personne ou entité. Ils ne peuvent pas offrir une aide extraordinaire à toute entité ou personne faisant déjà affaire avec le Bureau ou le gouvernement. Ils ne doivent désavantager aucune entité ou aucune personne qui a des relations d’affaires avec le gouvernement en raison d’un antagonisme ou de préjugés personnels.

Le fait de fournir de l’information qui est accessible au grand public n’est pas considéré comme un traitement de faveur.

8.3. Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

Les employés du Bureau doivent faire preuve de jugement pour éviter de se retrouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel en prenant en considération les critères suivants sur les cadeaux, les marques d’hospitalité et les autres avantages tout en respectant l’esprit des Politiques en matière de CI.

Les employés ne doivent pas accepter de cadeaux, de marques d’hospitalité ou autres avantages qui peuvent avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur leur objectivité dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités officielles ou de le placer dans une situation d’obligé envers le donateur. Cela inclut l’admission gratuite ou à prix réduit pour des événements sportifs ou culturels, des déplacements, de la formation ou des conférences.

Bien que l’attente soit qu’un employé du Bureau n’accepte pas de cadeaux, de marques d’hospitalité ou d’autres avantages, l’acceptation est permise si le cadeau, la marque d’hospitalité ou l’autre avantage possède les caractéristiques suivantes :

  1. Est non fréquent et d’une valeur minime (normalement d’une valeur égale ou inférieure à 50 $ CAN);
  2. Est conforme aux règles de courtoisie ou du protocole;
  3. Découle d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions officielles de l’employé du Bureau;
  4. Ne compromet pas ou ne semble pas compromettre de quelque façon que ce soit l’intégrité de l’employé du Bureau ou celle du Bureau.

En cas de doute, mieux vaut refuser le cadeau, la marque d’hospitalité ou tout autre avantage.

Le fait de solliciter ou d’accepter une commission, une récompense, un avantage ou un quelconque bénéfice d’une personne ou d’une organisation commerciale qui fait affaire avec le Bureau ou le gouvernement du Canada sans obtenir le consentement écrit nécessaire du DE, DGSC, est une infraction prévue au Code criminel et porte gravement atteinte aux Politiques en matière de CI. Dans ce cas, la sollicitation ou l’acceptation est considérée comme un pot-de-vin.

Les employés du Bureau doivent demander conseil par écrit au DE, DGSC, lorsqu’il est impossible de décliner un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage qui ne respecte pas les principes énoncés ci dessus ou lorsque l’employé du Bureau croit qu’il y a un avantage suffisant pour le Bureau justifiant l’acceptation.

8.4. Utilisation des médias sociaux

Vu la nature permanente et omniprésente des technologies de l’information, les employés du Bureau doivent être particulièrement sensibles aux conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels susceptibles de découler de renseignements et de messages transmis par Internet ou par d’autres médias. Toute interaction en ligne ou dans les médias sociaux peut être rediffusée ou réutilisée sans le contexte original et être accessible de façon permanente.

Lorsqu’ils utilisent des médias sociaux tels que, mais sans s’y limiter, Facebook, Reddit, Instagram, YouTube, Twitter et LinkedIn, les employés du Bureau sont tenus d’observer le Code d’ISDE, de suivre les Directives d’ISDE sur les médias sociaux et de respecter la politique sur l’utilisation des réseaux. Les employés du Bureau qui utilisent des médias sociaux doivent faire preuve du même type de jugement que celui qu’ils utiliseraient pour toute autre activité au travail, comme l’envoi d’un courriel ou une conversation téléphonique.

Lorsqu’ils utilisent les médias sociaux, les employés du Bureau doivent toujours :

  1. Préciser qu’ils ne représentent pas les opinions du Bureau s’ils n’agissent pas à titre de porte-parole désigné, ce qui comprend s’abstenir d’utiliser des symboles ou des signatures du gouvernement du Canada;
  2. Éviter les déclarations qui sembleraient porter atteinte à leur capacité d’exercer leurs fonctions officielles;
  3. Respecter la confidentialité et la vie privée;
  4. Préserver la neutralité politique et l’impartialité;
  5. Respecter leur devoir de loyauté en ne portant pas atteinte au Bureau, à ISDE ou au gouvernement fédéral, de même qu’à leur réputation et à leurs programmes.

Dans certains cas, rien dans une communication ne permet d’identifier l’expéditeur comme un employé du gouvernement. Dans d’autres cas, le contexte de la communication (par exemple, les informations contenues dans la communication ou dans d’autres pages Web ou messages associés, un bloc de signature ou une adresse électronique) peut identifier l’emploi de l’expéditeur. Dans de tels cas, il peut être prudent d’ajouter une « clause de non-responsabilité » indiquant que la communication n’est pas faite à titre officiel. Voici un exemple de clause de non-responsabilité que les employés du Bureau peuvent utiliser sur leurs comptes de médias sociaux :

« Les opinions et points de vue exprimés dans cette page sont les miens et ne représentent pas les vues du commissaire de la concurrence, du ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique, ou du gouvernement du Canada. »

Il est important de noter qu’un avis de non-responsabilité ne supprime pas l’obligation de l’employé, en tant qu’employé du Bureau et fonctionnaire, de respecter toutes les politiques applicables.

En cas de doute sur une activité en ligne, les employés du Bureau doivent contacter le DE, DGSC ou s’abstenir de participer à ladite activité.

8.5. Relations

Un conflit d’intérêts potentiel ou apparent peut exister lorsqu’un conjoint ou un autre membre de la famille d’un employé est impliqué, travaille ou possède des valeurs cotées en bourse dans une société liée à un dossier du Bureau. Les employés doivent en tout temps respecter leurs obligations de confidentialité en vertu de l’article 29 de la Loi sur la concurrence. De plus, les employés doivent remplir un formulaire de divulgation si un conflit est suspecté, même en cas de doute.

9. Situations de Conflit d’intérêts concernant l’après - mandat

Avant de quitter leur emploi au Bureau, tous les employés doivent dévoiler leurs intentions relativement à toute activité ou à tout emploi futur extérieur qui pourrait présenter un risque de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs responsabilités actuelles, et discuter des conflits d’intérêts potentiels avec leur gestionnaire et le DE, DGSC.

Les employés du Bureau occupant certains postes désignés (EX, EX moins 1, EX moins 2 et leurs équivalentsNote de bas de page 6) sont assujettis à une période de restriction d’un an suivant la fin de leur mandat, durant laquelle ils doivent éviter certaines activités. Avant la cessation de leurs fonctions et pendant la période de restriction d’un an, ces employés doivent informer le DE, DGSC, de toute offre d’emploi sérieuse ou de toute activité envisagée à l’extérieur de la fonction publique susceptible de les placer en conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leur emploi dans la fonction publique. Ils doivent également lui faire part immédiatement de l’acceptation d’une telle offre.

Les interdictions de l’article 29 de la Loi sur la concurrence concernant la communication de renseignements confidentiels s’appliquent à tous les anciens employés du Bureau et ne sont pas limitées dans le temps. Les anciens employés du Bureau qui sont avocats ou membres d’autres organisations professionnelles peuvent être soumis à des restrictions ou à des exigences supplémentaires.

9.1. Restrictions après-mandat

Il est interdit aux employés du Bureau, durant la période de restriction d’un an, sans l’autorisation écrite du sous-ministre d’Innovation, Sciences et Développement Économique :

  1. d’accepter une nomination au conseil d’administration d’une entité privée avec laquelle les employés ont eu, que ce soit personnellement ou par l’entremise de subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur mandat, ou d’accepter un emploi au sein d’une telle entité;
  2. d’intervenir pour le compte ou au nom d’une autre personne ou d’une entité auprès de tout organisme du gouvernement avec lequel les employés ont eu, personnellement ou par l’entremise de ses subalternes, des rapports officiels importants au cours de l’année ayant précédé la fin de leur mandatNote de bas de page 7. Les rapports officiels en question peuvent être personnels ou par l’entremise des subalternes du fonctionnaire;
  3. de donner à leurs clients ou à leur employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, des conseils touchant les programmes ou les politiques du Bureau ou de ministères ou d’organisme avec lesquels les employés entretenaient d’importants rapports directs.

9.2. Annulation ou réduction de la période de restriction

Tout employé ou ex-employé du Bureau peut demander au DE, DGSC, d’annuler ou de réduire par écrit la période de restriction d’un an s’appliquant à lui. Une fois toutes les informations recueillies, le DE, DGSC soumettra la demande au sous-ministre pour examen. L’employé doit fournir suffisamment de renseignements pour permettre au sous-ministre de déterminer s’il y a lieu d’accéder à sa demande, en tenant compte des critères suivants :

  1. Les circonstances de la cessation d’emploi;
  2. Les perspectives générales d’emploi de l’employé ou de l’ex-employé du Bureau;
  3. L’importance que le Bureau ou le gouvernement attache aux renseignements détenus par l’employé ou l’ancien employé dans le cadre de son poste au sein de la fonction publique;
  4. Le caractère souhaitable du transfert rapide au secteur privé, à d’autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux des connaissances et des compétences de l’employé ou de l’ancien employé du Bureau;
  5. La mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu en embauchant l’employé ou l’ex-employé du Bureau;
  6. L’autorité et l’influence qu’avait cette personne pendant son emploi au Bureau;
  7. Toute autre considération, à la discrétion du sous-ministre.

10. Liens utiles

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