Bulletin sur les programmes de conformité d'entreprise

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Annexe A - Cadre du programme de conformité d'entreprise

Préface

Ce cadre du programme de conformité d’entreprise (« cadre ») a été créé pour aider les entreprises canadiennes à concevoir leur propre programme en fonction de l’une ou plusieurs des lois suivantes, soit la Loi sur la concurrence, la Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation, la Loi sur l'étiquetage des textiles et la Loi sur le poinçonnage des métaux précieux (« Lois »). Ce cadre devrait être utilisé conjointement avec le Bulletin sur les programmes de conformité d’entreprises du Bureau de la concurrence (« Bureau »). Le cadre constitue un outil souple qui peut être adapté aux activités et aux ressources spécifiques de chaque entreprise. Il contient des annexes (programmes de formation et de sensibilisation, mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement et code disciplinaire) devant être créées par les entreprises selon leurs besoins et selon les risques en matière de concurrence auxquels elles font face.

Ce cadre n’engage pas le commissaire de la concurrence (« commissaire »). Il est offert à titre indicatif et ne doit pas être considéré comme un programme de conformité d’entreprise en soi; il doit être modelé selon les besoins de l’entreprise. De plus, le contenu du cadre ainsi que les annexes ne constituent pas des avis juridiques. En conséquence, les lecteurs devraient obtenir des conseils auprès d’un conseiller juridique indépendant pour l’élaboration d’un programme de conformité d’entreprise.

[] À compléter par l’entreprise concernée.

[Entreprise X] programme de conformité d'entreprise

1. Introduction

1.1 Objectif

Ce programme de conformité d’entreprise (y compris les politiques et procédures) (« programme ») a été mis au point afin que notre entreprise se conforme à la Loi sur la concurrence / Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation / Loi sur l'étiquetage des textiles / Loi sur le poinçonnage des métaux précieux (suivant le cas)], tout en offrant des produits et des services de qualité à nos clients et en demeurant compétitive sur les marchés canadiens et à l’échelle mondiale.

Il contient des conseils pratiques sur les règles de conduite qui aideront notre entreprise à anticiper et à prévenir les contraventions, ou à les détecter et les signaler si jamais elles surviennent. Ce programme est destiné à être utilisé dans le cours normal de nos activités, par tous les employés.

1.2 Engagement envers la conformité

1.2.1 Notre entreprise s’engage à respecter l'esprit et la lettre de la loi. Il est possible que ce programme établisse des normes plus sévères que celles indiquées dans la [Loi sur la concurrence / Loi sur l'emballage et l'étiquetage des produits de consommation / Loi sur l'étiquetage des textiles / Loi sur le poinçonnage des métaux précieux (suivant le cas)]. Néanmoins, il est impératif que ces exigences soient respectées à la lettre.

[Un message du président-directeur général, ou de son homologue, énonçant son engagement envers les politiques et procédures contenues dans ce programme ainsi que son intention de respecter rigoureusement les Lois peut être introduit ici.]

1.2.2 Notre entreprise a nommé une personne responsable de l’élaboration, de la mise en oeuvre et du maintien du programme. On peut joindre l’agent de conformité [ou autre titre de poste] au : [renseignements sur la personne-ressource].

1.3 Responsabilité des employés en matière de conformité

1.3.1 Tous les employés de l’entreprise ont le devoir de se conformer aux Lois. Le respect des Lois protège tant l’entreprise que tous ses employés.

1.3.2 De plus, nous avons élaboré des politiques et procédures, à l’annexe [ ], afin d’aider les employés à reconnaître les conduites répréhensibles et à savoir quand demander conseil.

1.4 La législation sur la concurrence du Canada

L’objectif de la législation sur la concurrence du Canada est de préserver et de favoriser la concurrence au Canada. La législation favorise un marché concurrentiel en interdisant certaines activités qui pourraient diminuer ou empêcher la concurrence ou faire du tort aux consommateurs. Le commissaire et le Bureau sont chargés d’assurer et de contrôler l’application des Lois.

Aperçu des Lois

Qu’est-ce que la Loi sur la concurrence?

La Loi sur la concurrence est une loi fédérale qui régit la conduite des entreprises au Canada. Elle contient des dispositions d’ordre criminel et civil visant à empêcher certaines pratiques publicitaires et elle établit certaines interdictions relatives aux relations entre les concurrents et sur la manière dont les entreprises doivent traiter leurs fournisseurs et leurs clients. Plus précisément, la Loi sur la concurrence traite, entre autres, du complot (comme la fixation des prix), du truquage des offres, de la discrimination par les prix, de l’établissement de prix d'éviction, des primes d'incitation à caractère discriminatoire, du double étiquetage, de la commercialisation à paliers multiples et de la vente pyramidale, du maintien des prix, de la vente à prix d'appel, de la vente au-dessus du prix annoncé, des fusions, des refus de vendre, de la vente par voie de consignation, de l’exclusivité, de la vente liée, des limitations du marché, de l’abus de position dominante, du prix à la livraison et des accords de spécialisation.

Qu’est ce que la Loi sur l’emballage et l’étiquetage des produits de consommation?

La Loi sur l’emballage et l’étiquetage des produits de consommation est une loi de nature réglementaire portant sur l’emballage, l’étiquetage, la vente, l’importation et la publicité des produits préemballés. Elle exige que les produits de consommation préemballés portent des étiquettes contenant des renseignements exacts et pertinents afin d’aider les consommateurs à prendre des décisions d’achat éclairées. Cette loi interdit toute indication fausse ou trompeuse et précise les renseignements qui doivent figurer sur l’étiquette, notamment le nom du produit, la quantité nette et le nom du fournisseur.

Qu’est-ce que la Loi sur l’étiquetage des textiles?

La Loi sur l’étiquetage des textiles est une loi de nature réglementaire portant sur l’étiquetage, la vente, l’importation et la publicité des articles textiles de consommation. Elle exige que les articles textiles portent des étiquettes contenant des renseignements exacts et pertinents afin d’aider les consommateurs à prendre des décisions d’achat éclairées. Cette loi interdit les indications fausses ou trompeuses et précise les renseignements qui doivent figurer sur les étiquettes, par exemple le nom générique de chaque fibre contenue dans le produit et le nom complet du fournisseur ainsi que son adresse postale ou son numéro d’identité CA.

Qu'est-ce que la Loi sur le poinçonnage des métaux précieux?

La Loi sur le poinçonnage des métaux précieux est une loi de nature réglementaire portant sur le poinçonnage des articles composés de métaux précieux. Elle vise à assurer l'uniformité des descriptions et des marques attestant la qualité des articles en or, en argent, en platine ou en palladium afin de permettre aux consommateurs de prendre des décisions d'achat éclairées. La Loi interdit de présenter des indications fausses ou trompeuses relativement à un article de métal précieux. Elle prévoit également que le commerçant qui applique à un article une marque indiquant la qualité du métal précieux dont il est composé doit le faire conformément à la Loi et au Règlement.

1.5 Application des Lois

Le commissaire enquête sur des plaintes formulées par les gens d’affaires et les consommateurs. En vertu de la Loi sur la concurrence, le commissaire a le droit, dans le cadre de son enquête, d’effectuer des perquisitions dans les bureaux, de saisir des dossiers et d’interroger des employés sous serment. En vertu des trois lois et règlements fondés sur les normes, les inspecteurs peuvent entrer dans les locaux des entreprises de produits préemballés, de produits textiles ou d’articles faits de métaux précieux, les inspecter et effectuer des saisies.

1.6 Peines et recours prévus par les Lois

1.6.1 Les Lois peuvent avoir diverses incidences sur les activités de notre entreprise (ainsi que sur la clientèle et les vendeurs). Une contravention à ces Lois, qu’elle soit de nature civile ou criminelle, peut entraîner de sérieuses conséquences juridiques pour notre entreprise et pour nos employés. En effet, elle peut :

• exposer l’entreprise à des amendes criminelles importantes ou à des sanctions administratives pécuniaires de nature civile, des ordonnances d'interdiction et au recouvrement de dommages-intérêts par des parties privées;
• exposer les employés reconnus coupables d’infractions criminelles à des amendes et des peines d’emprisonnement, ou à des sanctions administratives pécuniaires de nature civile.

1.6.2 [Discutez des peines et des recours prévus par les Lois concernant tant l’entreprise que les employés qui se rapportent le plus aux activités de votre entreprise en fonction des risques auxquels vous pouvez faire face.]

1.7 Personnel assujetti

1.7.1 Le programme concerne tous les employés, à tous les échelons, qui pourraient se livrer à des activités illégales ou être impliqués dans de telles activités (ci-après appelés les « employés »).

1.7.2 Il en va de la responsabilité personnelle de chaque employé d’agir au nom de notre entreprise dans le respect de l’esprit et la lettre des Lois. Aucun employé de notre entreprise n’a le droit d’agir ou de sciemment permettre à un subordonné d’agir de façon contraire aux Lois ou à ce programme.

1.7.3 Toute personne qui agit de façon contraire aux Lois, qui omet de demander de l’aide pour évaluer la légalité d’une situation ou qui, de quelque manière que ce soit, contrevient à ce programme ou aux Lois peut être sujette à des mesures disciplinaires ou correctives appropriées, y compris le renvoi.

1.8 Attestation annuelle de l'employé

1.8.1 Chaque employé doit indiquer qu’il a lu et qu’il comprend ce programme ainsi que les obligations qui en découlent.

2. Participation et soutien de la haute direction

2.1 Les « membres de la haute direction » sont [indiquez les postes].

2.2 Nous croyons que le soutien clair et sans équivoque des membres de la haute direction est la base d’un programme crédible et efficace.

2.3 Les membres de la haute direction, dans l’exécution de leurs obligations fiduciaires, doivent toujours agir avec prudence, compétence et diligence et dans le meilleur intérêt de l’entreprise.

2.4 Les membres de la haute direction ont le devoir et la responsabilité de promouvoir les Lois, de s’y conformer et de les faire respecter.

2.5 Les membres de la haute direction demeurent responsables de la conformité aux Lois, mais la responsabilité de les promouvoir et de les faire respecter peut être déléguée à une personne ou à un groupe.

3. Procédures et politiques de conformité d'entreprise

3.1 Nous croyons que des politiques et procédures rigoureuses sont essentielles à la réussite du programme.

3.2 Les politiques et procédures de notre entreprise se trouvent à l’annexe [ ]. L’annexe [ ] sera mise à jour en fonction des changements importants survenus dans l’entreprise, dans la loi, dans les politiques relatives à l’application de la loi du Bureau ou dans l’industrie. Des mesures raisonnables seront prises pour aviser rapidement les employés de ces changements.

[ Les politiques et procédures doivent :

• être rédigées dans un langage clair et communiquées à tous les employés; décrire les activités illégales ou suspectes et les conséquences des contraventions aux Lois;
• fournir des exemples clairs des pratiques interdites pour que les employés comprennent facilement comment les Lois s’appliquent à leurs activités et à leurs responsabilités;
• fournir des lignes directrices sur la gestion, la création et la conservation des documents; définir la notion d’entrave à la justices en vertu des Lois;
• informer les employés des conséquences de l’entrave à la justice en vertu des Lois;
• décrire les conséquences possibles d’une violation du programme et des Lois;
• renseigner les employés à propos des articles de la Loi sur la concurrence qui protègent les dénonciateurs et des conséquences des représailles;
• informer les employés à propos du Programme d’immunité en vertu de la Loi sur la concurrence du Bureau;
• fournir un code de conduite avec des instructions claires sur la façon d’agir lorsqu’un mandat de perquisition est exécuté ou lorsqu’une inspection est effectuée par le Bureau;
• fournir un code de conduite avec des instructions claires sur la façon d’agir lorsqu’une ordonnance du tribunal de produire des documents ou de témoigner est rendue et fournir un code de conduite concernant la participation des employés à toute activité d’une association commerciales.]

4. Formation et sensibilisation

4.1 Nous croyons que pour être efficace, le programme doit comprendre un volet de formation continue qui traite des questions de conformité pour tous les employés.

4.2 A Le programme de formation et de sensibilisation se trouve à l’annexe [ ].

[Le programme de formation et de sensibilisation doit :

• exiger que chaque employé participe aux activités de formation continue offertes par l’entreprise;
• exiger que tous les nouveaux employés participent aux activités de formation aussitôt que possible après leur embauche;
• traiter de toutes les questions de conformité d’entreprise;
• mettre en lumière les principes juridiques généraux liés aux Lois;
• offrir une formation plus approfondie aux employés qui sont plus concernés par les Lois;
• fournir des directives quant aux pratiques à éviter;
• garantir que le matériel de formation pertinent soit mis à la disposition de tous;
• prévoir suffisamment de temps pour les questions et les discussions durant les séances de formation;
• garantir que la formation soit offerte par des experts et de façon uniforme au sein de toute l’entreprise afin d’éviter toute information contradictoire;
• fournir une méthode pour les évaluations et en indiquer la fréquence;
• être révisé régulièrement pour garantir qu’il reflète les activités de l’entreprise et l’état actuel de la loi.]

4.3 Une copie de ce programme sera remise à tous les employés dès leur embauche.

4.4 On peut trouver une copie du programme sur [indiquez où : intranet, Internet site Web, etc.].

5. Mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement

5.1 Contrôle

5.1.1 L’agent de conformité [ou autre titre approprié] doit surveiller toutes les activités de l’entreprise, de façon continue ou périodique, au besoin, afin de garantir la conformité

5.1.2 L’agent de conformité [ou autre titre approprié] doit revoir et mettre à jour ce programme lorsque des problèmes sont décelés; et

5.1.3 Les procédures de contrôle se trouvent à l’annexe [ ].

5.2 Vérification

5.2.1 L’agent de conformité [ou autre titre approprié] doit effectuer des vérifications périodiques, ponctuelles ou en cas d’un événement particulier, au besoin, afin de s’assurer que l’entreprise se conforme aux Lois;

5.2.2 L’agent de conformité [ou autre titre approprié] doit revoir et mettre à jour ce programme lorsque des problèmes sont décelés; et

5.2.3 Les procédures de vérification se trouvent à l’annexe [ ].

5.3 Signalement

5.3.1 Toutes les situations de non-conformité au programme ou aux Lois doivent être déclarées et communiquées à l’agent de conformité [ou autre titre approprié] qui doit rendre compte à la haute direction de façon régulière;

5.3.2 Le programme vise à aider les employés à se conformer aux exigences des Lois, à reconnaître les conduites répréhensibles et à savoir quand demander conseil;

5.3.3 Pour toute question concernant le programme ou les Lois, on recommande fortement aux employés de demander conseil à l’agent de conformité [ou autre titre approprié];

5.3.4 Si les employés ont connaissance d’une violation, réelle ou possible, du programme ou des Lois, ils doivent en informer immédiatement l’agent de conformité [ou autre titre approprié];

5.3.5 Aucun employé ne doit subir de représailles au travail pour avoir dénoncé une violation possible du programme ou des Lois; et

5.3.6 Les procédures de signalement se trouvent à l’annexe [ ].

6. Mesures Disciplinaires

6.1 L’entreprise s’est engagée à respecter à la lettre le programme et les Lois et elle prendra très au sérieux toute situation de non-conformité.

6.2 Toute contravention à ce programme ou aux Lois entraînera des mesures disciplinaires.

6.3 Un code disciplinaire se trouve à l’annexe [ ].

[Signature des membres de la haute direction]