Bulletin sur les programmes de conformité d'entreprise

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Partie IV - Exigences minimales pour un programme de conformité d’entreprise crédible et efficace

Un programme adéquat comporte cinq éléments essentiels, peu importe le modèle adopté, son niveau de complexité ou la taille de l’entreprise, éléments que voici :

1. Participation et appui de la haute direction
2. Politiques et procédures de conformité internes
3. Formation et sensibilisation
4. Mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement
5. Mesures disciplinaires systématiques

1) Participation et appui de la haute direction

L’appui clair et sans équivoque de la haute direction est la base d’un programme de conformité d’entreprise crédible et efficace.

La haute direction, dans l’exercice de ses obligations fiduciaires, doit toujours agir avec prudence, compétence et diligence, et le faire dans le meilleur intérêt de l’entreprise tout en portant une attention particulière aux lois et règlements pertinents à son secteur d’activité. Elle doit cerner les principaux risques qui menacent l’entreprise et mettre en œuvre des systèmes appropriés pour les gérer.

La haute direction doit favoriser une culture de conformité au sein de l’organisation en jouant un rôle actif et visible dans la promotion du programme. En démontrant sa détermination à assurer la conformité, la haute direction véhicule le message que les contraventions aux Lois ne sont pas des pratiques commerciales acceptables. Pour préserver une culture de conformité, la haute direction doit périodiquement renforcer son message. Il faut souligner que la présentation de valeurs et de principes devient inutile si l’on ne prêche pas par l’exemple. L’échec des programmes est principalement attribuable à l’absence de mise à exécution.

Voici quelques suggestions en vue de satisfaire à cette exigence :

• Promouvoir clairement le respect des Lois en tant qu’élément de base de la politique d’entreprise.
• La conformité doit être un engagement évident de la haute direction.
• La haute direction doit être responsable de la promotion de la conformité et du respect des Lois.
• Désigner un membre de la haute direction comme agent de conformité, le charger de veiller à la conformité et de traiter toutes les questions et préoccupations en matière de respect des Lois.

2) Politiques et procédures de conformité d’entreprise

Les grandes lignes d’un programme de conformité devraient être résumées dans une publication de l’entreprise.

L’élaboration et la rédaction de politiques et de procédures de conformité adaptées aux activités de l’entreprise sont essentielles au succès du programme. Ces politiques et procédures devraient être actualisées au besoin de façon à tenir compte des changements importants dans l’entreprise, la loi, les politiques de mise en application du Bureau ou l’industrie (par exemple, la déréglementation). Des mesures raisonnables devraient être prises pour informer rapidement les employés de tels changements, et la documentation devrait être largement accessible à tous les employés dans un format facile à consulter.

Des exemples devraient être fournis pour démontrer aux employés la pertinence des politiques et des procédures dans les activités quotidiennes. Par exemple, si l’entreprise présente fréquemment des soumissions, elle pourrait inclure dans ses politiques et procédures une liste de choses à faire et à ne pas faire lorsqu’on prépare une soumission.

Voici quelques suggestions en vue de satisfaire à cette exigence :

• Établir des politiques et des procédures de conformité claires et les communiquer à tous les employés concernés¹⁶.
• Évaluer en permanence les politiques et procédures de conformité (par exemple, en fonction d’un changement dans l’industrie, de leçons apprises, d’une enquête du Bureau ou de plaintes) et prendre des mesures raisonnables pour informer rapidement les employés des changements.
• Concevoir des politiques et des procédures adaptées aux différentes unités de l’entreprise en fonction des risques concurrentiels susceptibles de se présenter (par exemple, une liste des choses à faire et à ne pas faire et des situations à risque).
• Exiger de chaque employé la signature d’une attestation (voir le modèle à l’annexe B) déclarant qu’il a lu et compris le programme de conformité de l’entreprise.

3) Formation et sensibilisation

Un programme de conformité d’entreprise crédible et efficace comporte un volet de formation continue axé sur les problèmes de concurrence à l’intention des employés de tous les niveaux susceptibles de se livrer à des activités illégales ou être exposés à de telles activités.

• Pourquoi les entreprises doivent-elles faire de la formation?

  L’un des principaux objectifs d’un programme est de prévenir les contraventions aux Lois. Au même titre que les employés, la haute direction doit connaître les paramètres d’un comportement acceptable. Il est essentiel de former les employés de manière à ce qu’ils puissent reconnaître les agissements illégaux et de les sensibiliser à l’éventail des pénalités et des mesures correctives en cas de non-conformité.

• Comment former les employés?

  La sensibilisation et la formation doivent démontrer de façon concrète au personnel la manière dont les politiques et procédures de conformité affectent ses activités quotidiennes.¹⁷.La documentation elle-même ayant une portée limitée en matière de promotion de la conformité, il est donc très important que l’entreprise choisisse les outils les plus efficaces possible pour former ses employés. À cet égard, les séminaires et les ateliers en petits groupes ont prouvé leur efficacité. Réunir des employés qui exercent des fonctions semblables pour leur présenter des scénarios portant sur leur contexte de travail et en discuter permet de lier les politiques et les procédures de l’entreprise aux situations qui peuvent se présenter. D’autres outils de formation peuvent porter sur la description d’agissements illégaux. On peut également émettre des bulletins traitant de problèmes courants en matière de conformité qui peuvent perturber les activités de l’ entreprise.

  Un programme crédible et efficace doit permettre d’inculquer les notions générales et les règles particulières aux personnes appelées à faire face à des situations présentant un risque par rapport aux Lois.

  Le Bureau offre une panoplie de publications et d’outils sur la conformité qui peuvent servir au volet formation et sensibilisation d’un programme d’entreprise¹⁸.

• Prestation de la formation

  De préférence, la formation doit être assurée par des spécialistes (par exemple, un avocat ou un agent de conformité) et le contenu devrait être le même pour toute l’entreprise dans le souci d’éviter toute information contradictoire. Peu importe la méthode retenue, il est indispensable de donner aux employés l’occasion de discuter en profondeur des questions et réponses.

  La haute direction devrait également jouer un rôle actif en diffusant des messages de conformité, renforçant ainsi son soutien au programme. À ce titre, la haute direction peut tirer parti de l’information offerte par le Bureau pour former les employés et leur donner des exemples d’entreprises et d’individus qui ont été sanctionnés pour avoir contrevenu aux Lois.

• Évaluation de la formation

  L’efficacité de la formation doit être périodiquement évaluée par l’agent de conformité de l’entreprise ou par une personne exerçant une fonction semblable. Par exemple, l’entreprise peut tester les connaissances des employés au sujet de la loi ainsi que des politiques et procédures de conformité afin de déterminer s’il y a lieu d’actualiser ou de modifier la formation sur la conformité.

Voici quelques suggestions en vue de satisfaire à cette exigence :

• Former les employés dès leurs débuts (par exemple, à l’occasion de la première séance d’orientation) sur l’importance de la conformité et les attentes en la matière.
• Former les membres de la haute direction et les employés au besoin, compte tenu de circonstances particulières, pour leur apprendre à reconnaître et à résoudre des problèmes de conformité.
• Évaluer régulièrement les connaissances des employés en ce qui concerne les politiques et les procédures de conformité.
• Documenter toutes les séances de formation.

4) Mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement

Les mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement sont essentiels au succès de tout programme de conformité d’entreprise.

Des mécanismes de contrôle, de vérification et de signalement efficaces permettent de prévenir et de détecter les écarts de conduite, de sensibiliser les employés, de faire savoir aux employés et aux gestionnaires qu’ils peuvent faire l’objet d’une vérification, et de déterminer l’efficacité du programme dans son ensemble.

Par ailleurs, les meilleures procédures de contrôle, de vérification et de signalement permettent à l’entreprise de cerner les secteurs à risque, les secteurs qui nécessitent une formation additionnelle et les secteurs où des développements en matière de conformité exigeraient que de nouvelles politiques soient élaborées. Ce volet du programme s’organise selon les besoins propres à l’entreprise, comme la mesure dans laquelle elle est exposée à des risques de contravention aux Lois. Le Bureau n’appuie aucune procédure ni aucun ensemble de procédures en particulier; l’entreprise doit plutôt être convaincue que les mesures qu’elle met en œuvre sont généralement efficaces pour prévenir les contraventions aux Lois et, le cas échéant, déceler de tels agissements et y remédier.

• Contrôle

  Un mécanisme de contrôle s’entend des procédures permanentes mises en œuvre en vue d’éviter une contravention aux Lois. La preuve de ces efforts peut également étayer une défense fondée sur la diligence raisonnable, en cas de litige¹⁹.Selon les risques, il peut être nécessaire d’effectuer un contrôle périodique ou permanent. Une entreprise doit trouver l’occasion de vérifier si ses pratiques internes et externes sont susceptibles de contrevenir aux Lois.

• Vérification

  Les vérifications peuvent être périodiques, ponctuelles ou déclenchées par un événement. Elles visent à déterminer si une contravention aux Lois a eu lieu. Les méthodes de vérification peuvent varier d’une entreprise à l’autre, selon les risques propres à chacune. Les vérifications ont pour objet de déterminer si une contravention a eu lieu et, le cas échéant, si les mesures appropriées ont été prises.

• Signalement

  La mise en place d’une procédure de signalement interne encourage les employés à fournir des renseignements fiables en temps opportun, qui peuvent éventuellement servir de point de départ à une enquête plus approfondie de la part de l’entreprise. Les employés doivent être encouragés à dénoncer librement tout agissement qui leur semble contrevenir aux Lois ou aux politiques de l’entreprise. Le programme devrait indiquer clairement les agissements qui doivent être dénoncés, le moment pour le faire et à qui les dénoncer.

  Un système de signalement efficace peut être mis sur pied de différentes façons, par exemple en mettant en place un système de signalement confidentiel, en appuyant une politique de la porte ouverte, en réservant une ligne téléphonique confidentielle ou en nommant un conseiller juridique comme personne-ressource pour les questions de conformité.

  Bien qu’il soit important de mettre en place un mécanisme de signalement interne, certaines situations peuvent exiger l’utilisation d’un mécanisme externe. Un programme doit également informer tous les employés de l’existence du programme d’immunité offert par le Bureau et des dispositions relatives à la dénonciation de la Loi sur la concurrence (articles 66.1 et 66.2)²⁰.

Voici quelques suggestions en vue de satisfaire à cette exigence :

• Surveiller continuellement ou périodiquement les activités de l’entreprise (au besoin) afin de veiller à la conformité.
• Revoir le programme lorsqu’un problème se pose ou est détecté.
• Procéder à des vérifications afin de déterminer si l’entreprise respecte pleinement les Lois, par exemple, une vérification peut comprendre un examen des dossiers physiques et informatiques du personnel exposé à des risques élevés.
• Agir immédiatement pour cesser toute contravention aux Lois.
• Collaborer avec le gouvernement en cas de contravention (incluant le signalement volontaire).
• Mettre en place une procédure de signalement confidentielle (par exemple, informer la haute direction lorsqu’un incident se produit et signaler l’incident au service juridique).
• Déterminer quels employés sont exposés à un risque accru (par exemple, en fonction des rôles et des responsabilités, d’antécédents ou d’écarts de conduite dans le passé).
• Documenter tous les efforts déployés pour assurer la conformité.

5) Mesures disciplinaires systématiques

Des mesures disciplinaires systématiques démontrent que l’entreprise prend au sérieux les contraventions aux Lois.

Il est important de mettre en place un code disciplinaire ou une politique s’appliquant aux personnes qui se livrent ou participent à des agissements illégaux – ou aux personnes qui refusent de respecter le programme de conformité interne – non seulement parce qu’il produit un effet dissuasif mais aussi parce qu’il reflète la politique de l’entreprise contre de tels agissements. Un programme crédible et efficace doit énoncer clairement que des mesures disciplinaires seront imposées envers un employé qui agit de façon contraire aux Lois (comme la suspension, la rétrogradation, le congédiement, voire des poursuites en justice).

Toute mesure disciplinaire doit être adéquatement documentée de manière à pouvoir soutenir une défense fondée sur la diligence raisonnable si l’entreprise est accusée d’avoir contrevenu aux Lois²¹.

Voici quelques suggestions en vue de satisfaire à cette exigence :

• Prendre des mesures disciplinaires pertinentes et systématiques (pouvant aller jusqu’au congédiement) contre ceux qui contreviennent au programme ou aux Lois.
• Mettre en place un système incitatif à l’intention de tous les employés afin de les encourager à respecter le programme (par exemple, la conformité peut être l’un des facteurs pris en compte pour l’évaluation des employés, les promotions ou les primes).

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¹⁶ Dans ce document, « employés concernés » s’entend des employés qui pourraient se livrer à des activités illégales ou être exposés à de telles activités.

¹⁷ Voir l’annexe C – Choses à faire et à ne pas faire.

¹⁸ Voir l’annexe D – Liste de publications et d’outils multimédias du Bureau. On y trouve de nombreuses publications, y compris une série de dépliants expliquant différentes dispositions des Lois, des outils multimédias ainsi que des directives et des bulletins sur différentes dispositions des Lois. Voir également l’annexe A – Cadre du programme de conformité d’entreprise et l’annexe C – Choses à faire et à ne pas faire.

¹⁹ Voir dans la partie V – Poids accordé aux programmes de conformité d’entreprise, la section qui traite de la défense fondée sur la diligence raisonnable.

²⁰ Pour en savoir davantage sur la procédure de demande d’immunité en vertu de la Loi sur la concurrence, veuillez consulter le bulletin d’information : Programme d’immunité en vertu de la Loi sur la concurrence (Industrie Canada, Ottawa, 2007), le précis d’information : Ajustements apportés au Programme d’immunité (Industrie Canada, Ottawa, 2007) et Les réponses aux questions les plus fréquemment posées (Industrie Canada, Ottawa, 2007) sur le site Web du Bureau. En ce qui concerne les trois autres lois dont la mise en application relève du commissaire, voir le Guide du Service fédéral des poursuites, partie VII, Politique applicable à certaines questions relatives à la preuve, chapitre 35, Ententes portant garantie d’immunité (Justice Canada, Ottawa, 2005), sur Internet à www.justice.gc.ca.

²¹ Voir dans la partie V – Poids accordé aux programmes de conformité d’entreprise, la section qui traite de la défense fondée sur la diligence raisonnable.