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Bulletin sur les programmes de conformité d'entreprise
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Partie III - Favoriser une culture de conformité
Les politiques, les procédures et la formation ne suffisent pas, à elles seules, à assurer le respect de la loi. Pour être efficaces, elles doivent faire partie intégrante d'une culture globale qui élève la conformité au rang de valeur fondamentale.
Pour favoriser une culture de conformité, il faut commencer par le haut. La haute direction doit donner l’exemple et reconnaître qu’une partie de son rôle de dirigeant est de veiller au respect de la loi et de toute ordonnance de tribunal imposée à l’entreprise.
La haute direction est chargée de veiller à la conformité, mais cette responsabilité peut être déléguée en nommant une personne (agent de conformité ou autre titre approprié) pour la mise en œuvre d’un programme efficace et crédible (y compris les volets de formation, de surveillance et de supervision d’un système de signalement en cas de plainte ou d’écart de conduite). Les employés ont également un rôle important à jouer dans le succès du programme puisque, dans les faits, ce sont eux qui sont responsables des activités de l’entreprise au quotidien. Une entreprise peut envisager de demander aux employés, qui sont dans des situations où ils pourraient se livrer à des activités illégales, ou être exposés à de telles activités, de signer un document déclarant qu’ils ont lu et compris le programme, les politiques et les procédures de l’entreprise15.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, il est reconnu qu’un programme doit être adapté à la situation particulière de l’entreprise et qu’il peut varier selon les ressources de cette dernière. Une petite entreprise ne dispose pas nécessairement des ressources pour mettre en œuvre un programme détaillé. Elle peut néanmoins favoriser la conformité par des mesures exigeant moins de ressources, par exemple en informant ses employés sur la loi et sur les conséquences qu’entraîne le non-respect de celle-ci.
15 Voir l’annexe B - Attestation
