Créer un plan de prévention de la fraude

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• Examinez attentivement les annonces et les offres que vous recevez et demandez des éclaircissements à l’entreprise visée, le cas échéant. Considérez les offres non sollicitées d’un œil critique.



• Renseignez-vous sur le produit ou le service offert et ne cédez pas aux pressions faites sur vous pour que vous passiez immédiatement une commande. Prenez le temps de faire des recherches.



• Obtenez l’adresse de l’entreprise en question, renseignez-vous sur ses produits et demandez-lui des références. Toute entreprise fiable vous fournira ce genre de renseignements.



• Si vous avez l’impression que l'offre ou l'entreprise n'est pas légitime, raccrochez. Fiez-vous à votre instinct.



• Ne jugez pas la légitimité d’une offre selon les apparences et vos impressions. Un fraudeur peut créer une circulaire, un courriel ou une facture d’allure professionnelle à peu de frais au moyen d’un bon logiciel d’édition.



• Demandez toujours une copie papier de l’offre d’une entreprise.



• Établissez une politique interdisant l’autorisation d’achats par téléphone et exigeant une autorisation écrite.



• Chaque trimestre, examinez toutes vos factures et vos dépenses.



• Méfiez-vous des demandes de mise à jour d’un soi-disant compte. Si vous répondez à un appel ou à un courriel d’une entreprise non identifiée qui cherche à confirmer des noms, des adresses, des marques et des modèles de fournitures de bureau ou d’autres renseignements apparemment anodins, il est possible que vous donniez à des criminels les renseignements dont ils ont besoin pour flouer vos collègues.



• Si on vous dit que vous avez accepté d’acheter un produit, mais vous ne vous en souvenez pas, demandez une copie de la commande.



• Assignez un nombre limité d’employés aux achats. Assurez-vous que les employés qui ont le pouvoir de signer des documents financiers comprennent les responsabilités associées à la signature d’une facture ou d’un bon de commande.



• Avant de payer une facture, assurez-vous que vous avez reçu ce que vous avez commandé. Ne cédez pas à des menaces de conséquences négatives sur votre cote de crédit.



• Créez un programme de récompense et de reconnaissance pour les employés qui évitent une arnaque ou qui contribuent à la récupération de sommes perdues dans une fraude.



• Examinez annuellement votre liste de fournisseurs. Ce n’est pas parce que le nom et l’adresse d’une entreprise figurent dans votre système que vous devez payer la facture qu’elle vous a envoyée.



• Procurez-vous un pare-feu et assurez-vous que vos logiciels de protection contre les virus et les pourriels sont à jour.



• Discutez de la question de la fraude avec vos employés et vos collègues. Établissez une procédure à suivre en cas de fraude. Par exemple, comment réagir si un employé signale des pertes dues à une fraude.



• Téléchargez l’outil d’autoapprentissage du Bureau de la concurrence et protégez votre organisme en obtenant les renseignements nécessaires sur la fraude!
  - (PDF; 763Ko; 21 pages)
  - (PPT; 2Mo; 21 pages)



• Signalez tout cas de fraude au Bureau de la concurrence. Apprenez-en davantage sur la façon de déposer une plainte.